Abmahnung Frist: Wann muss die Abmahnung erfolgen?
Das Wichtigste in Kürze
- Wir empfehlen Arbeitnehmern, jede Abmahnung sorgfältig zu prüfen und schriftlich zu dokumentieren, um im Streitfall belegen zu können, dass die Vorwürfe unzutreffend oder unverhältnismäßig waren.
- Eine Abmahnung unterliegt keiner festen gesetzlichen Frist, sollte aber zeitnah nach dem Fehlverhalten ausgesprochen werden.
- Arbeitnehmer können die Entfernung aus der Personalakte verlangen, wenn eine Abmahnung unwirksam ist, also formell oder materiell unberechtigt oder veraltet.
Wie lange hat der Arbeitgeber Zeit, eine Abmahnung zu erteilen?
Eine gesetzliche Frist für die Erteilung einer Abmahnung gibt es nicht. Die Abmahnung sollte nach der Rechtsprechung des Bundesarbeitsgericht „zeitnah“ erfolgen, in der Regel innerhalb von bis zu zwei Wochen. Sollte die Abmahnung später ausgesprochen werden, kann sie an Wirksamkeit verlieren.
Ein Arbeitgeber kann grundsätzlich auch Wochen oder Monate nach dem Fehlverhalten abmahnen, wenn z.B. aufwendige Ermittlungen notwendig sind.
Praxis-Tipp:
Eine Abmahnung sollte möglichst zeitnah nach dem Vorfall erfolgen, idealerweise innerhalb weniger Tage bis Wochen. Wartet der Arbeitgeber zu lange, kann die Abmahnung ihre Warnfunktion verlieren und ist im Streitfall unwirksam.
Wie lange bleibt eine Abmahnung in der Personalakte?
Auch für die Dauer der Aufbewahrung gibt es keine feste gesetzliche Frist. Der Arbeitgeber darf die Abmahnung zunächst auf unbestimmte Zeit in der Personalakte speichern.
In der Praxis gilt jedoch:
- Nach zwei bis drei Jahren ohne erneutes Fehlverhalten verliert die Abmahnung an Warnfunktion. Sie kann in der Personalakte bleiben, aber würde keine Grundlage für eine Kündigung darstellen.
- Das Bundesarbeitsgericht (BAG, Urteil v. 19.07.2012 – 2 AZR 782/11) hat klargestellt, dass eine Abmahnung zu entfernen ist, wenn sie ihre Warnfunktion verloren hat oder keine arbeitsrechtliche Relevanz mehr besitzt.
Beispiel:
Ein Mitarbeiter wurde 2020 wegen Zuspätkommens abgemahnt. Seitdem arbeitet er pünktlich. Im Jahr 2024 hat die Abmahnung ihre Bedeutung verloren, sie muss auf Antrag gelöscht werden.
Wie lange haben Arbeitnehmer Zeit, sich gegen eine Abmahnung zu wehren?
Es gibt keine gesetzliche Frist für den Widerspruch. Allerdings sollten Arbeitnehmer sofort nach Erhalt der Abmahnung reagieren, da sich spätere Angriffe sonst schwieriger begründen lassen.
Mögliche Schritte:
- Schriftliche Gegendarstellung zur Personalakte (§ 83 Abs. 2 BetrVG).
- Aufforderung zur Rücknahme der Abmahnung.
- Klage auf Entfernung der Abmahnung beim Arbeitsgericht.
Tipp:
Ein frühzeitiges anwaltliches Schreiben kann oft eine gütliche Einigung herbeiführen, bevor ein gerichtliches Verfahren notwendig wird.
Wann kann eine Abmahnung gelöscht werden?
Eine Löschung kann verlangt werden, wenn:
- die Abmahnung unberechtigt ist (z. B. keine Pflichtverletzung vorlag),
- die Abmahnung formell rechtswidrig ergangen ist
- oder die Abmahnung ihren Zweck verloren hat.
In den meisten Fällen ist es sinnvoll, gegen eine Abmahnung vorzugehen und die Entfernung aus der Personalakte zu verlangen. In der Praxis zeigt sich, dass kaum eine Abmahnung formell oder materiell wirksam ergangen ist.
Ausnahme:
Wenn Sie mit der Abmahnung oder kurze zeit später eine Kündigung erhalten haben, ist ein Vorgehen gegen die Abmahnung allein nicht zielführend. Die Abmahnung kann vielmehr im Rahmen der Kündigungsschutzklage angegriffen werden.
Arbeitgeber sollten regelmäßig prüfen, ob alte Abmahnungen noch erforderlich sind. Andernfalls kann der Verbleib in der Personalakte als Verstoß gegen Datenschutz und Persönlichkeitsrechte gewertet werden (Art. 17 DSGVO).
Häufig gestellte Fragen
Unverbindliche Ersteinschätzung