Gegendarstellung zur Abmahnung
Das wichtigste in Kürze
- Nach der Beobachtung in unserer Praxis sind die meisten Abmahnungen aufgrund von formellen oder materiellen Fehlern unwirksam.
- Eine Gegendarstellung sollte unbedingt zur Personalakte gereicht werden. Auch wenn die Abmahnung nicht gelöscht wird, muss der Arbeitgeber die Gegendarstellung zur Personalakte nehmen.
- Die Gegendarstellung unterliegt keiner gesetzlichen Frist. Sie sollte aber zeitnah zur Personalakte gereicht werden. Als Richtwert gelten zwei Wochen.
Welche Möglichkeiten gibt es, sich gegen eine Abmahnung zu wehren?
Neben der Gegendarstellung zur Abmahnung haben Arbeitnehmer mehrere rechtliche Optionen:
- Untätig bleiben:
Dies ist rechtlich zulässig, aber mit einem Risiko behaftet. Die Abmahnung bleibt in der Personalakte und kann bei weiteren Pflichtverstößen zur Kündigung herangezogen werden.
- Gegendarstellung einreichen (§ 83 Abs. 2 BetrVG):
Sie schildern Ihre Sicht des Vorfalls. Die Gegendarstellung muss in die Personalakte aufgenommen werden. Aus strategischer Sicht sollte die Gegendarstellung auch mit dem Antrag auf Löschung der Abmahnung verbunden werden. So wird eindeutig dokumentiert, dass Sie die Abmahnung vollumfänglich angreifen.
- Entfernung der Abmahnung verlangen:
Wenn die Abmahnung unberechtigt, unverhältnismäßig oder formell fehlerhaft ist, können Sie die Löschung der Abmahnung verlangen.
Weigert sich der Arbeitgeber, können Sie beim Arbeitsgericht Klage auf Entfernung der Abmahnung erheben. In vielen Fällen wird die Abmahnung aufgehoben oder in eine befristete mündliche Ermahnung umgewandelt.
- Kündigung:
Bei einer Kündigung kann es sinnvoll sein, die Abmahnung zunächst bestehen zu lassen und sie erst im Fall einer Kündigungsschutzklage anzugreifen. Durch das Gerichtsverfahren wächst der Druck auf den Arbeitgeber und er ist öfter bereit, die Abmahnung zu entfernen.
Was ist eine Gegendarstellung zur Abmahnung?
- Eine Gegendarstellung ist eine schriftliche Antwort des Arbeitnehmers auf eine Abmahnung. Sie dient dazu, den Sachverhalt aus eigener Sicht darzustellen, unzutreffende Vorwürfe richtigzustellen und Missverständnisse aufzuklären.
- Nach § 83 Abs. 2 Betriebsverfassungsgesetz (BetrVG) haben alle Arbeitnehmer das Recht, eine eigene Stellungnahme zur Personalakte zu geben. Der Arbeitgeber ist verpflichtet, diese Stellungnahme in die Personalakte aufzunehmen.
- Eine Gegendarstellung entfaltet keine weitere Wirkung. Die Abmahnung bleibt wirksam, bis sie entfernt oder gerichtlich für unzulässig erklärt wird.
Wie verfasse ich eine wirksame Gegendarstellung?
1. Neutral und sachlich
Vermeiden Sie emotionale Formulierungen oder Vorwürfe. Beschreiben Sie die Situation aus Ihrer Sicht faktenbasiert und ruhig.
2. Konkreten Vorwurf aufgreifen
Gehen Sie gezielt auf die in der Abmahnung erhobenen Punkte ein. Erklären Sie, warum die Vorwürfe nicht zutreffen oder missverstanden wurden.
3. Belege anführen
Fügen Sie, soweit möglich, Nachweise hinzu (E-Mails, Zeugen, Protokolle), die Ihre Darstellung stützen.
4. Klare Schlussformulierung
Schließen Sie mit einer sachlichen Bitte:
„Ich bitte darum, diese Gegendarstellung zu meiner Personalakte zu nehmen.“
Sollten Arbeitnehmer eine Gegendarstellung zur Abmahnung verfassen?
Ob eine Gegendarstellung sinnvoll ist, hängt stark von Ihrer individuellen Situation ab.
Wann eine Gegendarstellung zur Abmahnung sinnvoll ist:
- Abmahnung ist objektiv falsch: Wenn der behauptete Vorfall nicht in der Art stattgefunden hat oder falsche Tatsachen behauptet werden.
- Sachverhalt wurde missverstanden: Eine Gegendarstellung kann Missverständnisse ausräumen und eine Eskalation verhindern.
- Grundlage für spätere Kündigung: Eine Gegendarstellung kann dann wichtig sein, um die eigenen Rechte zu sichern. Wenn eine verhaltensbedingt Kündigung vom Arbeitgeber vorbereiten wird, ist eine Gegendarstellung zur Abmahnung umso wichtiger.
Wann Sie besser auf eine Gegendarstellung zur Abmahnung verzichten sollten
Wir empfehlen stets eine Gegendarstellung zur Abmahnung einzureichen. Eine Gegendarstellung muss vom Arbeitgeber zur Personalakte gelegt werden und kann bei einer weiteren Abmahnung oder Streitigkeiten als Gegenargument herangezogen werden.
Einzige Ausnahme:
Wenn eine Kündigung ausgesprochen wird: Dann genügt es, den Vorfall im Rahmen der Kündigungsschutzklage zu klären. Eine Gegendarstellung bringt hier meist keinen Mehrwert.
Wann ist eine Abmahnung unwirksam?
Eine Abmahnung ist nur dann wirksam, wenn sie formell (in Form und Aufbau) oder materiell (inhaltlich) den rechtlichen Anforderungen entspricht.
1. Formelle Unwirksamkeit
- Keine klare Bezeichnung des abgemahnten Verhaltens:
Der Arbeitgeber muss den konkreten Pflichtverstoß genau beschreiben (Ort, Zeit, Art des Fehlverhaltens).
- Fehlende Rügefunktion:
Wenn die Abmahnung keinen konkreten Vertragsverstoß rügt, ist sie unwirksam. Fehlt der Hinweis, dass das Verhalten gegen arbeitsvertragliche Pflichten verstößt, liegt keine Abmahnung im Rechtssinn vor.
- Fehlende Warnfunktion:
Die Abmahnung soll deutlich machen, dass im Wiederholungsfall eine Kündigung droht. Wird der Arbeitnehmer nur „kritisiert“, aber nicht vor Konsequenzen gewarnt, fehlt die Warnfunktion.
- Keine Autorisierung oder unzuständige Person:
Die Abmahnung muss von einer weisungsbefugten Person (z. B. Vorgesetzter, Personalabteilung, Geschäftsführung) ausgesprochen werden. Eine Abmahnung durch unbefugte Dritte (z. B. Kollegen, Teamleiter ohne Personalverantwortung) ist formell unwirksam.
- Keine Schriftform:
Eine Abmahnung kann grundsätzlich mündlich erfolgen, ist aber beweistechnisch riskant. Wird sie bestritten und kann der Arbeitgeber die Abmahnung nicht nachweisen, entfaltet sie keine Wirkung.
2. Materielle Unwirksamkeit
- Kein tatsächlicher Pflichtverstoß:
Die vorgeworfene Handlung ist nicht oder nicht beweisbar geschehen.
- Der Vorwurf ist unberechtigt oder überzogen:
Wenn der Arbeitnehmer sich vertragsgerecht verhalten hat oder kein Verstoß gegen arbeitsvertragliche Pflichten vorliegt, ist die Abmahnung unbegründet. Z.B. bei einer Abmahnung wegen einmaligen Zuspätkommens.
- Unverhältnismäßigkeit:
Eine Abmahnung ist unverhältnismäßig, wenn sie wegen geringfügiger oder einmaliger Versehen ausgesprochen wird, obwohl mildere Mittel ausgereicht hätten (z. B. Hinweis oder Ermahnung).
- Verstoß gegen Gleichbehandlungsgrundsatz:
Wird ein Arbeitnehmer für ein Verhalten abgemahnt, das bei anderen Kollegen toleriert oder nicht sanktioniert wird, kann dies gegen den Gleichbehandlungsgrundsatz verstoßen
- Zeitlicher Abstand („Verwirkung“):
Eine Abmahnung, die erst lange Zeit nach dem angeblichen Vorfall ausgesprochen wird, kann verwirkt sein. Sie verliert ihre Warnfunktion, wenn der Arbeitgeber den Vorfall monatelang hinnimmt, ohne zu reagieren.
III. Folgen einer unwirksamen Abmahnung
Eine unwirksame Abmahnung:
- kann nicht als Grundlage für eine spätere verhaltensbedingte Kündigung dienen,
- kann auf Antrag des Arbeitnehmers aus der Personalakte entfernt werden.
Was muss der Arbeitgeber mit der Gegendarstellung tun?
Der Arbeitgeber ist verpflichtet, die Gegendarstellung zur Personalakte zunehmen (§ 83 Abs. 2 BetrVG). Er muss nicht darauf reagieren oder die Abmahnung automatisch entfernen, darf die Stellungnahme aber auch nicht ignorieren oder vernichten.
Wichtig: Eine Gegendarstellung darf dem Arbeitnehmer nicht nachteilig ausgelegt werden.
Häufig gestellte Fragen
Unverbindliche Ersteinschätzung